Какви са формите и съществуващите принципи на деловото общуване?
Деловото общуване се дели на вътрешно и външно.
Вътрешно общуване.
Това са отношенията и контактите вътре в предприятие, дружество, фирма, организация и т.н., се осъществява “отгоре – надолу”, “отдолу-нагоре” и “хоризонтално”. Ако служителите се ползват с внимание и с грижи от ръководството, т.е. общуването “отгоре – надолу” е добро, тогава те ще са заинтересовани да работят по-добре и по-ефективно. Служителите или сътрудниците се интересуват не само от указанията за работа и условията за труд, но те биха желали да знаят повече за целите и задачите на предприятието, за производствената програма, както и за критичните и противоположни мнения. Служителите все пак са най-чувствителни към грижите, които трябва да се полагат за тях по отношение на заплащането на труда, осигуровките, служебното издигане, квалификацията, условията за труд и почивка, пенсионирането и т.н. Всичко това кара работодателите да бъдат внимателни, когато приемат решение в това отношение и когато ги съобщават на персонала. Колкото по-добре ръководителите общуват със служителите, толкова и поведението на последните е по-добро, те са по-доволни и по-заинтересовани.
Общуването “отгоре-надолу” придобива все по-голямо значение в деловия свят. Все повече ръководители търсят откровени мнения и коментари от служителите извън установените периодични текущи доклади, отчети и изисквания. Ръководителите все по-често се прислушват към мненията, предложенията и оплакванията на служителите, особено ако те са умно и убедително изразени. Със зачитане потребностите и поведението на служителите тяхната работа става по-успешна и дава по – добри резултати. ”Хоризонталното” вътрешно обслужване играе също съществена роля в предприятията и организациите, в които работят от двама до хиляди служители. Всички те със своите индивидуални качества трябва да общуват помежду си, да разменят идеи по решаването на проблемите, по изпълнението на служебните си задължения, да се подготвят и участват в съвещания и заседания, да си сътрудничат при изпълнението на важни проекти и общи задачи.
Външно общуване.
То се свежда до предаването на съобщения, документи, информация и т.н. на лица извън предприятието. Това общуване влияе много върху реномето на предприятието и върху резултатите от неговата дейност. Едно правилно съставено писмо или предложение, една добра информация, едно телефонно обаждане или личен разговор могат да спечелят отново отвърналия се от предприятието клиент, да породят желание за поръчка на друга стока или услуга, да помогнат за сключването на изгодна сделка и не на последно място да създадат условия с бъдещи делови отношения.
Значително нараства значението и на общуването, на контактите с обществеността, с представители на различни обществени и държавни институции.
Принципи на деловото общуване.
- Пълнота
Едно делово съобщение или изказване е пълно само ако то съдържа всички факти, които са необходими за получателя на писмото, съобщението или слушателя, за да реагира както трябва. Трябва да се има в предвид, че контрагентите се различават по своя манталитет. Те се влияят от обкръжаващата ги обстановка, от различни мнения, потребности, различно положение, поведение и емоции.
- Краткост
Краткото изложение (текст, съобщение и т.н.) спестява време и средства както на автора (изпращача), така и на получателя. Необходимата краткост е постигната ако е казано това, което е искано да с каже, с възможно най – малко думи без накърняване на други принципни изисквания.
- Уважение.
Изисква да се показва уважение и почтеност към околните и партньори на фирмата. Принципът изисква съобразяване с получателя на писмото или слушателя на изказването, с неговия интерес. Необходимо е да се разглеждат въпросите и от тяхна гледна точка т.е. всеки да се отнася с разбиране към интересите на контрагентите, без да пренебрегва собствените си интереси.
- Конкретност
Изразяване на специфичното, определеното, яркото и избягване на неопределеното и общите думи.
- Яснота
Получателят е нужно да разбере какво се желае да се предаде. Целта е слушателят да изтълкува думите, така както са били предадени. Трудности в интерпретирането на думите се появяват, когато думите имат различно значение.
- Учтивост
Учтивите писма, съобщения и т.н. спомагат за засилването на дружелюбните отношения между участниците в бизнеса, както и за спечелването на нови приятели. Учтивостта се основава на искреното уважение към другите.
- Коректност
Това е повече от граматика, пунктуация и произношение. Едно изявление може да бъде безупречно граматически и механически и все пак да обиди или отблъсне клиента.
