С метода ALPEN можете да оптимизирате работния процес в ресторантьорския бизнес и в кухнята.
Методът ALPEN е измислен от германския икономист Lothar J. Seiwert. Той помага в процеса на организиране на деня с малко усилия.
Какво представлява методът ALPEN и как работи?
ALPEN е съкращение, при което всяка следваща буква означава още една стъпка, която трябва да се направи, за да планираме добре действията си. За да използвате този метод ще ви трябват 5-15 минути на ден. Това е един от най-широко използваните методи за управление на времето и затова си заслужава да бъде проучен. Интересувате ли се? Да започваме!
Методът ALPEN, вече разбрахте ,е техника за създаване на ежедневното планиране и избягване на стреса. Той изисква малко усилия и въпреки това ефективно повишава ефективността във всеки работен процес. Ето какви се крие зад съкращението.
- A
- L
- P
- E
- N
Aktivitäten und Aufgaben – Списък със задачи
Направете списък със задачи. Задачите могат да бъдат групирани по теми (свързани с една задача – например, по-малки задачи, включени в по-голямата) или по конкретни действия, които се изискват (изпращане на имейл, телефонно обаждане). Ако редовно използвате списък със задачи, просто добавяте нови задачи към списъка. Тази стъпка не трябва да отнема повече от 1 минута.
Länge – Оценка на продължителността на дейностите
Вече имате задачите, време е да определите времето, необходимо за изпълнение на дадена задача. Оценете времето реално. Ако знаете, че нещо ще отнеме 2 часа, не записвайте, че можете да го направите за 30 минути. Ако продължавате да подценявате задачите, ще добавите повече такива, отколкото можете да постигнете в списъка си. В края на деня ще видите, че сте изпълнили много малко от целите си. Това бързо ще ви откаже да използвате този метод редовно. И отново, ако използвате списък със задачи редовно, всичко, което трябва да направите, е просто да прецените времето на добавените задачи.
Pufferzeit – Планиране буферно време и определяне време за почивки
За съжаление, има само няколко дни, в които сте заети да изпълнявате задачи, каквито сте планирали. Обикновено се случва нещо неочаквано, което трябва да направите възможно най-бързо и в същото време да отложите изпълнението на други задачи. Затова трябва предварително да предположите, че такива неща ще се случват и да запазите буферна зона за спонтанни дейности.
Колко време трябва да планирате като резерв? Има няколко подхода към този проблем. Някои препоръчват буферът да е дори 40% от работното ви време. Ако приемем, че работният ви ден е 8 часа, можете да прекарате само 5 часа продуктивно. Също така трябва да се планират почивките по време на работа. В края на краищата никой не уплътява 8 часа на 100 процента на работа. Трябва също да включите почивка за кафе или чай в този буфер.
Entscheidungen – Установяване на приоритети,вземане на решения и делегиране на задачи
Дори и най-добрият списък със задачи няма да работи, ако не се поставят приоритети. Също така анализирайте кои задачи всъщност са важни за вас и кои можете да делегирате. Ако разгледате старателно своя списък със задачи, можете да откриете, че ви е необходим половин ден, за да изпълните конкретна задача. Някой друг би могъл да го направи вместо вас в рамките на един час и на по-ниска цена. Това се отнася не само за професионални дейности, но и за всички задължения.
Nachkontrolle – Отбелязване на свършените задачи
Трябва да проверявате списъка си няколко пъти на ден, за да маркирате завършените задачи. Със сигурност трябва да го правите вечер, за да сортирате списъка и да определите задачите, които трябва да бъдат изпълнени на следващия ден. Такъв контрол е не просто планиране на следващия работен ден, но и валидиране на оценката на времето за всяка задача. Неизпълнените задачи трябва да бъдат преместени на следващия ден, но това трябва да бъде изключение, а не правило в един ресторант.
Permalink